Terminologie
Opérations : Toutes les composantes d’une tâche, à la fois physiques et mentales, requérant des aptitudes des connaissances et des habiletés. Exemple : taper des factures pour des clients débiteurs.
Tâche ou attribution : Partie d’une fonction de travail d’un emploi, ou d’un poste, demandant un effort physique ou mental en vue de l’atteinte d’un objectif spécifique.
Poste : ensemble de tâches, de devoirs et de responsabilités. C’est un terme à connotation individuelle, en ce sens qu’il s’agit du travail régulier d’une personne. Il exige, en conséquence, des connaissances et des habiletés.
Emploi : Ensemble de tâches, de devoirs, et de responsabilités qui regroupent un ensemble de postes ayant des caractéristiques semblables.
Fonction : C’est ce qui doit être fait pour s’acquitter des obligations d’un poste.
Définition
Au sens étroit, l’étude de poste consiste à analyser les conditions physiques, physiologiques et sociales du travail.
Au sens large, elle englobe l’analyse du travail effectué dans le poste.
L ’étude des postes est en fait un exposé objectif détaillé de faits et de renseignement relatif à un emploi sans aucune prise en considération de la personne qui l ’occupe.
L’organisation européenne de coopération économique (O.E.C.E) définit l’étude des postes comme une méthode consistant à :
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décomposer les faits relatifs à un emploi de manière à déterminer les parties composantes de cet emploi ainsi que les qualités requises du travailleur appelé à l’occuper.
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Consigner ces renseignements sous une forme pratique et aisément utilisable.
Problématique : Pourquoi utilise-t-on l ’étude de postes et quelle est sa démarche intrinsèque ?
C’est pourquoi, nous allons traiter l’utilité de l’étude des postes en première partie et la méthodologie de l’étude poste en deuxième partie.
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L’UTILITE DE L’ETUDE DES POSTES :
L’analyse de poste est une étape importante dans l’élaboration d’un plan d’évaluation. Elle implique que le processus de cueillette et d’analyse des faits a été réalisé. Si les données sont incomplètes ou erronées, ceci implique un gaspillage en terme de temps, d’argent et d’effort.
Les caractéristiques du poste :
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Cinq caractéristiques constituent la clef de toute tentative d enrichissement du poste :
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La diversité des compétences.
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L’identité de la tâche.
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La signification de la tâche.
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L ’autonomie.
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La rétroaction fournie par le travail.
1- Importance de l’étude des postes de travail :
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L’absence de définition de poste conduit :
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les uns à toucher à tout, à se tailler un royaume personnel dans l’entreprise.
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les autres à abandonner leurs prérogatives à un collègue plus entreprenant.
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chacun à faire évoluer son unité en fonction des critères personnels indépendamment des choix faits par l’entreprise.
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La conception du poste n’est pas figée d’où son contenu est sujet à modification :
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A l ’occasion des entretiens d ’évaluation.
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Lors des ajustements de structures, des modifications de travail ou de procédure le nécessitent.
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En cas d ’évolution de techniques.
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Lors du changement du titulaire d ’un poste, car il y a de fortes probabilités que les compétences du nouveau titulaire ne soient pas exactement celle de l’ancien, ce qui peut conduire à modifier la nature et l’étendue des pouvoirs délégués.
2- Les objectifs de l’étude de poste
Les objectifs immédiats :
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Préciser à tous les activités de chacun.
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Concrétiser les délégations de pouvoir.
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Améliorer la résolution des problèmes relatifs aux hommes.
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Permettre l ’évolution ultérieure des structures.
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Faciliter la définition d’objectifs.
L’objectif transcendant : L ’augmentation de la productivité par :
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l ’organisation rationnelle des conditions de travail.
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l ’économie des gestes.
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la simplification des modes opératoires
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le perfectionnement de la machine et de l’outillage
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et l’amélioration de l’éclairage
3- Les applications de l ’étude de postes
Le recrutement :
L’analyse d’un poste représente à l’état brut une liste exhaustive des exigences qui s‘imposent au titulaire. Ces exigences peuvent être décortiquées en :
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Critères physiques et physiologiques.
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Connaissances et expériences professionnelles nécessaires.
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Aptitudes mentales et physiologiques.
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Intelligence et compréhension.
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Attention et vigilance.
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Les capacités d ’expressions.
En contrepartie, la sélection des candidats pour un poste donné consiste à rechercher parmi eux ceux qui peuvent le mieux, en raison de leurs caractéristiques personnelles à y répondre.
La formation
L’étude de poste affecte la formation et les programmes des centres de formation. Cette formation suppose en fait une liste détaillée de tâches, mêmes partielles, de chaque emploi dans le domaine pratique réel, qui lui correspond. Elle suppose une description des tâches. D’autre part, les centres de formations auront pour objectifs de préparer les stagiaires à leur emploi futur.
L’étude des postes à ce niveau permet de :
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prévenir l ’ensemble des besoins.
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établir un plan de formation.
La promotion
Une gestion saine du personnel est fondée su r trois principes majeurs :
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Tout poste vacant, doit donner lieu en priorité à une échelle systématique des mutations et promotions possibles qui permettrait d’y pourvoir.
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Chaque membre du personnel doit être formé pour le poste auquel il est affecté.
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Chaque membre du personnel doit être perfectionné et être orienté vers le poste le poste le plus élevé qu’il peut occuper.
Evolution du mode de commandement
L’analyse du poste affecte directement les relations hiérarchiques. C’est à dire :
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Le titulaire du poste doit accomplir sous les ordres et l’assistance le contrôle de son chef hiérarchique.
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Son supérieur doit lui commander et l’aider à exécuter les tâches prédéfinies.
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Adaptation de l ’homme au travail
Il s’agit des dispositions prises en fonction des risques spécifiques d’une machine, une installation, un équipement qui peuvent faire courir à leur utilisateurs des risques potentiels.
Adaptations structurales :
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La situation dans la structure du service par rapport aux autres postes de travail, à la ligne hiérarchique.
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De qui provienne les ordres, consignes et instructions de travail.
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La situation de poste dans le déroulement des opérations par rapport aux travaux effectués en amont et en aval.
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Les différentes relations imposées dans le travail en dehors des relations hiérarchiques proprement dites et des relations en amont et en aval.
Enfin, les études de postes ont encore d’autres applications telles que :
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L’analyse des causes des accidents et l’organisation de leur prévention.
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La réservation de certains postes aux handicapés physiques selon le genre et la gravité de leur handicap.
II-La méthodologie de l’étude des postes
Toute étude des postes doit répondre à quatre grandes questions :
*Que fait le titulaire du poste ?
*Comment le fait-il ?
*Pourquoi le fait-il ?
*Qu’implique le travail ?
Cependant, et quel que soient les méthodes utilisées, deux principes doivent être respectés. Tout d’abord, il faut que l’analyse s’attache à ce qui est fait dans la réalité au poste et non ce qu’il devrait être. Ensuite, l’analyse doit s’attacher aux tâches et non à l’opérateur.
Egalement, toute étude est tenue de répondre à deux préoccupations majeures : connaître l’utilité du travail et en décrire les composantes(matérielles, organisationnelles et environnementales).
A/ Processus d’étude des postes
Le processus d’étude des postes comporte 5 étapes. Tout d’abord, il faut commencer par la description de l’existant. Ensuite, on doit passer à l’identification des points forts et points faibles du poste. Après les avoir identifier, la troisième phase consiste en la consolidation des points forts et l’amélioration des points faibles et leur insertion dans un projet de fiche de poste. L’avant dernière étape consiste en la mise en œuvre de la fiche de poste. Enfin, on doit contrôler et actualiser la fiche de poste d’une manière régulière afin de l’adapter à l’évolution interne et externe de l’entreprise et aux évolutions technologiques et managériales.
B/ Méthodes et outils d’étude des postes
1/ Méthodes d’étude des postes:
En fonction du but poursuivi, les méthodes utilisées seront différentes. Parmi les méthodes le plus souvent utilisées on citera l’observation, l’entretien, le questionnaire et la méthode des incidents critiques.
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L’Observation:
Cette méthode consiste à observer visuellement le travail comme il se présente en mettant de côté toute idée préconçue de la façon dont il pourrait être fait. Il s’agit d’observer en même temps les conditions de travail et les risques qu’il comporte
L’avantage de cette méthode est qu’elle présente moins de biais du fait de l’intervention d’un observateur extérieur ainsi qu’une homogénéité des grilles et des critères d’analyse. Cependant, cette méthode implique beaucoup de temps, se limite aux tâches répétitives et suscite des réticences du personnel observé.
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L’Entretien:
L’entretien occasionne un contact verbal avec le travailleur. L’analyste l’interroge sur tous les détails du travail et sur les conditions qui l’entourent.
Cette méthode permet de recueillir les données relatives au poste plus facilement et plus rapidement. Elle assure une objectivité satisfaisante par l’intervention d’un analyste externe.
Cependant, l’opérateur peut entraîner un risque de surestimation ou de sous-estimation des difficultés du poste et des exigences requises.
*Guide d’Entretien:
-Identification du poste et de l’agent: nom, prénom, poste, unité, âge, échelon, grade.
-Identification des tâches: Quoi?; Avec qui?; Avec quoi?; Qui décide?; Qui contrôle?
-Identification des relations( hiérarchiques, fonctionnelles)
-Exigences du poste
-Evolution de carrière
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Le Questionnaire:
Cette technique consiste à faire remplir par le travailleur lui même un questionnaire portant sur les principaux aspects du travail et les conditions dans lesquelles il s’éffectue. Une fois que le questionnaire est dûment complété, il est essentiel de le présenter au supérieur immédiat pourqu’il puisse y ajouter ses observations.
Cette technique permet d’économiser en temps et en argent, d’obtenir beaucoup d’information, d’obtenir la participation des agents et enfin n’est pas trop stressante pour les travailleurs.
Cependant, le questionnaire suppose que les employés sont prêts à collaborer or ce n’est pas toujours le cas. Egalement, il présente le danger que l’on obtienne une information biaisée. Les travailleurs peuvent, aussi, avoir une perception fragmentée de leur travail. Enfin, la communication interpersonnelle entre l’analyste et l’agent est absente.
Toutes ces faiblesses justifient la combinaison de cette technique avec d’autres. L’usage du questionnaire exige une préparation longue et minutieuse de la part de l’analyste de même qu’une information suffisant à donner aux travailleurs.
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L’Incident critique :
Cette méthode a été mise au point par J.C.FLANGAN. Elle implique un inventaire détaillé de toutes les anomalies, erreurs et insuffisances effectivement observées dans l’accomplissement d’une tâche et de les pondérer suivant l’influence qu’elles exercent sur les résultats normalement attendus.
Chacun des incidents critiques est décrit par ses causes, les faits précis exécutés par le travailleur et les conséquences visibles du comportement critique.
Les incidents critiques sont résumés et classés pour former un tableau des caractéristiques essentielles du poste. Ces catégories permettent la construction d’un inventaire des comportements efficaces et inefficaces au travail. C’est une technique simple permettant d’obtenir des descriptions opérationnelles. Elle saisit les comportements effectifs.
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Outils d’étude des postes :
*Analyse d’un processus de travail :
Cet outil permet de déterminer les différents opérateurs. Il permet également d’identifier les divers intervenants(personnes, services). Il permet finalement de faire des remarques à propos des différentes étapes du processus de travail ainsi que des intervenants.
*Grille d’analyse de l’environnement :
Cet outil permet d’étudier l’environnement d’un poste de travail afin de déterminer les contraintes objectives et pour déterminer les améliorations possibles avec 2 perspectives : alléger le travail des opérateurs et le rendre plus confortable.
*Tableau de répartition des tâches :
Ce tableau permet de déterminer le nombre du personnel dont on a besoin, mesurer le temps nécessaire pour réaliser valablement une tâche donnée et vérifier qu’on porte bien le temps sur la tâche la plus importante en utilisant le principe de la loi de PARETO (20-80).
*Définition de fonction :
Cet outil a pour but de connaître et comprendre le contenu du poste et les activités, clarifier les responsabilités, faciliter l’évaluation des acteurs, et enfin faciliter le choix des recrutements.
CONCLUSION
On conçoit que plus un poste comporte des occasions de choix difficiles et d’attitudes compréhensives et larges, plus il est difficile de le cerner par une description.
En fait, la description des postes est surtout efficace au niveau des structures de routine et pour le court et le moyen terme. On admet de plus en plus qu’il est utile d’admettre une certaine “personnalisation” des postes et tout l’art du manager est de savoir choisir les personnalités qui sauront donner une certaine originalité à l’entreprise.
Ce point est particulièrement vrai au niveau des petites entreprises, mais la pratique de la délégation du pouvoir tend à constituer les grandes entreprises en centres de décision à l’échelle humaine.
Une certaine conception mécaniste et militaire de la conduite des groupes humains est tout doucement en train de disparaître. Ainsi, il faut en être conscient et se débarrasser des schémas rigides qui appauvrissent la créativité des individus.
PLAN
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Introduction
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I- Utilité de l ’étude des postes
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L’importance de l ’étude des postes de travail
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Les objectifs de l ’étude de postes
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Les applications de l ’étude postes
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II- Méthodologie de l ’étude des postes :
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A- Processus d ’études des postes
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B- Méthodes et outils d’étude des postes :
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Méthodes d ’études des postes
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outils d ’études des postes
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Conclusion
